Le plan de continuité des activités, déclenché suite à la pandémie Covid 19, vise à rétablir graduellement, mais le plus vite possible, toutes les activités vitales de la MAIF.

Explications de Cécile Weber, responsable du « plan de continuité des activités » (PCA).

Qu’est-ce qu’un PCA ? Et à quand remonte sa création à la MAIF ?

Un « plan de continuité des activités » (PCA) vise à définir l’ensemble des mesures et des moyens qui vont permettre de garantir la continuité des activités vitales d’une organisation (entreprise ou organisation publique) suite à un sinistre majeur de toute nature – catastrophe naturelle, sanitaire… À la MAIF, nous avons commencé à travailler sur le sujet dès 2009, pour répondre aux nouvelles contraintes réglementaires fixées par la directive européenne Solvabilité II : elle a défini un nouveau régime « prudentiel » pour les assureurs et leur a, par là même, imposé la mise en œuvre de plusieurs dispositifs de gestion des risques, dont le PCA.

Après 3 semaines de confinement, quelles sont les missions du PCA ?

Le PCA a été déclenché de façon rapide, avant même les annonces de confinement, avec le soutien de toutes les directions, et principalement la DSI. Aujourd’hui, notre activité est donc de nous assurer que l’ensemble des dispositifs de continuité déployés restent opérationnels. Il est également nécessaire que nous nous projetions sur un retour à la normale, pour nous assurer que le passage d’un fonctionnement dégradé à distance et le retour à un mode nominal soit le moins brutal possible. Nous devons donc retenir un plan de retour à la normale et l’adapter en permanence aux circonstances et aux enjeux nationaux qui s’imposent à nous.

Cécile Weber, responsable du Plan de Continuité des Activités de la MAIF

Un plan d’accompagnement de retour à la normal est-il prévu ?

Au même titre que nous avons validé, en accord avec la Direction Générale, le plan de continuité des activités inhérent au confinement, nous avons travaillé sur des scénarios probables de retour à la normale, en nous appuyant sur les scénarios probables des autorités.  Ces scénarios sont bien évidemment très instables, ils fluctuent chaque jour en fonction de l’évolution de la crise sanitaire et nous veillons à nous adapter en permanence. Nous avons donc privilégié les scénarios qui nous paraissent les plus probables, que nous essayons de décliner pour l’ensemble du groupe. Nous les ferons à nouveau valider par la Direction Générale avant de les démultiplier à l’ensemble des directions du groupe, qui pourront ensuite  les décliner opérationnellement en fonction de leurs spécificités. Nous leur proposerons également un guide de bonnes pratiques pour faciliter le retour des collaborateurs dans leurs entités. 

Y’a t’il des équipes/entités qui ne sont pas équipées pour un travail à distance ?

Oui il y a des entités, qui, par essence, ne travaillent pas sur un ordinateur, comme les collègues du restaurant d’entreprise. Pour eux, un encadrement RH spécifique en lien avec les managers, de proximité, a été mis en place. Il est important que chaque collaborateur qui vit cette situation soit accompagné, suivi et soutenu, pendant toute la durée de cette période inédite et délicate à vivre.

“Personne aujourd’hui, ne peut se targuer d’avoir anticipé un plan de retour à la normale parfaitement adapté à cette situation absolument inédite.”

Comment la MAIF se prépare à la crise et à l’après-crise ?

Il est important de dissocier gestion de crise et continuité d’activité, même s’il y a une interdépendance très forte entre les 2. Le « tout procédure » n’a pas vraiment de sens. Disposer de procédures parfaitement opérationnelles est indispensable pour alimenter une véritable boîte à outils, qui permet de s’adapter et répondre le plus efficacement possible à la crise. On sait aujourd’hui que les crises se déroulent rarement de la façon dont on a pu les modéliser.

Il faut donc être flexible et savoir s’adapter en permanence. C’est un gage d’efficacité pour dépasser les situations inédites qui s’offrent à nous. Cette approche est complétée par un important travail d’anticipation. Cette approche est valable pour la période de crise mais aussi pour organiser le retour à la normale.  Personne aujourd’hui, ne peut se targuer d’avoir anticipé un plan de retour à la normale parfaitement adapté à cette situation absolument inédite.

Chaque entreprise devra opérer ce retour à la normale au regard de la stratégie qui sera imposée, pilotée et probablement adaptée au fur et à mesure par les autorités.

Êtes-vous en lien avec les autres entreprises Niortaises ?

Oui nous sommes en lien régulier avec les autres acteurs Niortais du secteur de l’assurance. En tant que vice-présidente du Club de la Continuité d’Activité, (association professionnelle regroupant une centaine d’organismes publics ou privés), de nombreux échanges sont organisés régulièrement avec des homologues de secteurs économiques très différents et qui s’avèrent très riches pour nourrir nos réflexions sur la résilience.

Quels liens avez-vous avec les organismes publics (ARS, ministère de la santé,…) ?

Nous avons des contacts avec les autorités Préfectorales sur notre territoire. Je pense qu’il est plus que jamais indispensable de renforcer ces liens car il est indéniable qu’émerge aujourd’hui le besoin d’une approche globale de résilience.

“La pandémie est un des scénarios de crise les plus compliqués à gérer”

Comment le PCA a été travaillé, en amont de la crise, pour se préparer à une éventuelle situation critique ?

Compte tenu de l’ampleur, la complexité et le caractère systémique des crises potentielles, la MAIF a fait le choix de s’inscrire résolument dans une démarche d’anticipation et de préparation. Au-delà de la construction d’un plan de gestion de crise, la Direction générale s’entraîne régulièrement dans le cadre d’exercices simulant des situations d’exception. La cellule de gestion de crise stratégique dispose d’un certain nombre d’outils de réponse, dont le PCA fait partie. Néanmoins, il convient de garder toute l’humilité nécessaire face à ces événements imprévisibles. La crise sanitaire que nous vivons en est l’illustration parfaite, de la même manière qu’étaient tout aussi imprévisibles les attentats du 11 septembre 2001, ou encore les attentats en France en 2015.

En quoi la pandémie est-elle une crise particulièrement compliquée à gérer?

Ce scénario de pandémie est très compliqué à gérer car à la fois il requiert des modalités organisationnelles extrêmement complexes à mettre en place (confinement, déconfinement), mais surtout, et avant tout parce que l’humain est au cœur de cette crise, avec des enjeux considérables. De plus, cette situation est systémique, très évolutive, et elle s’inscrit dans une durée que l’on ne maîtrise absolument pas.

Un article de Bérenger Billerot – Temps de lecture estimé : 5 mn